Ce este prioritizarea?

de

Chiar dacă fiecare dintre noi avem la dispoziţie acelaşi număr de ore într-o zi există diferenţe majore între numărul de activităţi pe care reuşim să le realizăm în acest interval de timp. Frustrarea apare atunci când ne planificăm prea multe acţiuni într-un interval redus şi nu e de mirare că nu le ducem la bun sfârşit. Aici intervine prioritizarea.

Prioritizarea înseamnă ordonarea sarcinilor sau activităţilor în funcţie de importanţa lor. Fără prioritizare, chiar dacă muncim mult, nu înseamnă că este şi eficient sau că obţinem rezultatele dorite, deoarece nu ne concentrăm asupra a ceea ce este esenţial. Pentru a nu rămâne pe ultima sută de metri cu ceva foarte important de făcut, este necesar să lucrăm la activităţile cu cea mai mare valoare. Pentru a prioritiza activităţile există mai multe modalităţi, dintre care cele mai importante sunt:

  • Jurnalul de activitate (Activity Log)
  • Lista “De făcut…” (To Do List)
  • Matricea urgent/important

Fiecare dintre acestea pot fi adaptate la stilul tău personal astfel încât să îţi asigure un maxim de eficienţă în activitate. Cea mai des folosită metodă este întocmirea unei liste “de făcut…” de orice fel (fie că este vorba de o activitate profesională sau de sarcini legate de viaţa personală). Totuşi, dacă rămâi la acest nivel rezultatul va fi pur şi simplu o listă, o înşiruire de activităţi al cărei scop unic va fi de a te ajuta să nu uiţi ce ai de făcut, aşa cum de altfel îi spune şi numele.

Cum utilizezi eficient o astfel de listă?

Pentru a deveni utilă în managementul timpului, următorul pas în utilizarea acestei liste este prioritizarea sarcinilor de pe listă. În general se foloseşte metoda literelor de la A la F sau a cifrelor de la 1 la 10. Pentru proiecte mai mari, poţi folosi Programul de acţiune: plecând de la obiectivul general, “spargi” proiectul în scopuri/paşi mai mici pentru care stabileşti planul de acţiune şi priorităţile.

Totuşi, trebuie să ai în vedere câteva aspecte la întocmirea unei astfel de liste, pentru ca aceasta să fie cât mai eficientă:

Activităţile menţionate să nu fie formulate la un nivel foarte general, pentru că există riscul de a scăpa din vedere anumite sub-etape sau sub-activităţi. Deasemenea, este necesar să găseşti un nivel de echilibru al detalierii activităţilor, astfel încât să nu cazi în extrema cealaltă, de supra-detaliere. Nu este necesară adăugarea pe listă a unor activităţi care fac parte din rutina zilnică (de exemplu: spălatul pe dinţi, pregătirea mesei etc.).

Dacă totuşi simţi nevoia ca acestea să fie menţionate, este mai avantajos să concepi o listă standardizată, care mai apoi să fie completată cu celelalte activităţi de pe parcursul zilei.Este necesar să rămâi totuşi flexibilă, să nu devii prinsă de această listă, trebuie să accepţi că pot apărea evenimente neprevăzute. Acestea nu trebuie văzute ca un “dezastru” în activitatea zilnică, ci incluse pe listă şi să aibă atribuit un nivel de prioritate.

Matricea Urgent/Important (nu tot ceea ce este “urgent” este neapărat şi “important”) te poate ajuta în aceste situaţii. Această matrice îţi permite să faci diferenţa între cele două tipuri de situaţii, având în vedere că în general avem tendinţa de a ne concentra pe ceea ce este urgent, pe situaţiile neprevăzute care apar pe parcurs.

Prioritizarea este până la urmă un concept simplu care poate aduce schimbări majore în viaţa ta.