Planificarea unui eveniment de afaceri poate fi o sarcină dificilă dacă nu se iau toate măsurile necesare pentru organizarea sa cu grijă, până la cele mai mici detalii. Tot acum, pot apărea și probleme și există riscul de a fi prins într-una dintre cele cinci capcane care vă pândesc. Dar, dacă totul se tratează cu seriozitate și prompt, acestea pot fi rezolvate rapid și eficient!

Câteva sfaturi în legătură cu ceea ce ar trebui (sau nu ar trebui) să faceți pentru a evita capcanele organizării unui eveniment de afaceri…

1. Nu vă lăsați copleșiți

Un prim lucru de care trebuie să țineți cont, este să nu vă lăsați niciodată copleșiți de detalii. Există o diferență între a fi atenți la detalii și în a nu le pierde din ochi, și a vă alege cu bătăi de cap din partea lor! Dacă pare că evenimentul organizat este prea mare, prea complicat, luați o pauză și analizați ce aveți de făcut mai departe!

Gândiți-vă care a fost scopul său original. Într-adevăr, poate fi mai greu să planifici un eveniment de amploare, dar dacă se ține cont de lista cu sarcinile de făcut, întregul proces va fi mai ușor de contorizat și supravegheat. Trebuie să se știe exact care este tema generală a evenimentului, ce decorațiuni se vor folosi, la ce firme de catering se va apela, ce mâncare se va servi, cât și ce buget aveți la îndemână pentru toate acestea.

Cu cât evenimentul este unul mai complex, cu atât veți avea nevoie de mai mult ajutor. De aceea, nu strică să mai aveți încă o persoană sau două în preajmă, care să preia anumite sarcini și să se ocupe de îndeplinirea lor, în timp ce voi le rezolvați pe celelalte. Nu trebuie să vă sfiiți să delegați acele sarcini!

2. Analizați cu atenție firmele de catering

Mâncarea este importantă la orice fel de eveniment, trebuind să fie aleasă cu grijă. Mai mult ca sigur, și voi veți avea nevoie de alimente. Prin urmare, veți dori să beneficiați de serviciile unei firme de catering, care se va ocupa de prepararea tuturor felurilor de mâncare ce vor fi servite pe parcursul întregului eveniment, de la aperitive, la deserturi.

Nu trebuie, sub nici o formă, să se neglijeze acest aspect, altfel întregul eveniment poate avea de suferit. Și, din păcate, la acest capitol, trebuie să vă bazați pe serviciile unei firme din afară (ai căror angajați nu lucrează în aceeași companie cu voi), ceea ce poate crea probleme dacă nu este totul pus la punct perfect.

Pentru a evita astfel de probleme, cereți niște referințe de la alți clienți care au lucrat cu firma de catering cu care vreți să colaborați și voi. Cu cât aveți mai multe opinii despre ea (bune și/sau rele), cu atât vă puteți face mai ușor o idee în legătură cu aceasta. Merită sau nu să apelați la serviciile ei? Sunt angajații punctuali? Sunt profesioniști? Care este calitatea mâncării furnizată?

3. Întocmiți întotdeauna un contract!

De fiecare dată când aveți de-a face cu servicii oferite de terțe părți, care nu țin de compania voastră, întocmiți contracte semnate pentru ele! În acest fel, veți ști și cam ce buget trebuie cheltuit, fără a trece peste el. Contractul, de regulă, vă protejează și de surprizele neplăcute care pot apărea. Acesta este rolul său. Nu uitați să menționați în el și data și ora la care aveți nevoie de serviciile respective!

4. Stabiliți un buget

Am menționat deja bugetul de câteva ori până acum, și asta pentru că este și el destul de important. Se va stabili înaintea începerii oricăror pregătiri pentru eveniment! Uneori, se poate ști, cel puțin aproximativ, câți bani este dispusă compania să aloce pentru el. Luați-vă și o marjă de siguranță aici. De exemplu, dacă întregul eveniment se ridică la suma de 6000 de lei, stabiliți bugetul puțin mai mare, la 7000 de lei.

Astfel, vă veți asigura că puteți acoperi și alte cheltuieli neprevăzute ce se vor ivi pe parcurs.

5. Încă ceva…

Nu lăsați garda jos încă! Chiar dacă ați planificat totul în avans și ați pus la punct toate detaliile, nu aveți motive să vă relaxați complet. Probleme pot apărea la tot pasul, oricând. Trebuie să fiți pe fază și să le rezolvați imediat! Dacă unul dintre furnizori nu poate livra produsele cerute, veți fi nevoiți să alergați după un altul, poate chiar cu câteva zile înainte de marele eveniment.

Nu în ultimul rând, luați legătura, înainte de eveniment cu o săptămână, cu toți furnizorii și cu toate persoanele implicate în organizarea lui, pentru a vă asigura că toată lumea se află pe aceeași lungime de undă!