Stilul de viaţă mereu ocupat te împiedică uneori să faci tot ceea ce ţi-ai propus pe parcursul unei zile? Managementul timpului şi al resurselor presupune în primul rând autodisciplină; în acest sens este util să ştii cum îţi petreci, de fapt, timpul pe perioada unei zile, săptămâni, luni. Iată câteva idei care te vor ajuta să ai o viaţă mai ordonată:

Începe prin a ţine un jurnal de activitate timp de o săptămână. În jurnal vei nota fiecare activitate în parte – fie că este vorba despre cititul email -urilor, o bârfă cu colega, servirea prânzului sau lucrul la un proiect. În plus, la fiecare activitate trebuie să notezi timpul petrecut şi starea de spirit – energică, letargică, etc.

Jurnalul de activitate

Jurnalul de activitate este un instrument important în personal management şi te va ajuta să afli cât timp acorzi activităţilor importante şi celor neimportante, de câte ori pe parcursul zilei simţi că rămâi “fără timp”, perioadele zilei în care te simţi mai energică şi mai activă, precum şi perioadele în care nivelul de energie este scăzut, calitatea alimentaţiei si raportul între lucru efectiv şi pauze. Poate părea o activitate copleşitoare la început însă dacă vei persevera, în scurt timp procesul va părea natural şi îţi vei putea organiza timpul cu o mai mare uşurinţă.

După această săptămână, urmează să analizezi jurnalul. Pentru eficientizarea timpului petrecut în cadrul activităţilor zilnice, îţi recomandăm să :

• Elimini activităţile care nu intră pe fişa de post şi mai ales pe lista “de făcut…” – cu alte cuvinte sarcinile care nu îţi revin şi pe care nu ţi le-ai asumat, inclusiv activităţi personale, cum ar fi email-uri ce nu au legătură cu serviciul.
• Programează sarcinile mai dificile pentru perioadele zilei în care te simţi mai plină de energie. Astfel, vei lucra mai bine şi într-un timp mai scurt.
• Reduce alternările între sarcini foarte diferite. De exemplu, verifică şi răspunde la mai multe email-uri odată, de câteva ori pe parcursul zilei, în loc să răspunzi la fiecare email pe măsură ce îl primeşti, întrerupând astfel celelalte activităţi în curs.
• Analizează diferitele variabile care apar în Jurnal pe parcursul unei zile: lucrezi mai bine după ce mănânci? De câte pauze ai nevoie pentru a fi mai productivă? Ce durată ar trebui să aibă pauzele şi cum îţi afectează programul zilnic?
• Identifică activităţile care nu ţin de proiectele proprii şi care sunt consumatoare de timp: de câte ori a venit colega de birou pentru a sta de vorbă despre ultimele ştiri de la televizor, de câte ori ţi-ai concentrat atenţia pe activităţi personale (email-uri sau telefoane) şi cât timp ţi-au consumat acestea. Încercă să elimini cât mai multe din aceste activităţi.

Programul de acţiune

Gândeşte-te la un obiectiv şi creează-ţi un program de acţiune. Listele “de făcut…” sunt utile pentru un număr mai mic de sarcini, pentru proiecte mai mari însă (de exemplu “renovarea casei”) nu sunt foarte eficiente deoarece se pierd printre celelalte sarcini, mai specifice. În acest caz, pentru creşterea productivităţii, folosim un Plan de acţiune. Ideea de bază este aceeaşi:

• identificarea etapelor implicate
• listarea obiectivelor pe termen lung, mediu şi scurt
• identificare activităţilor necesare pentru finalizarea proiectului
• prioritizarea activităţilor
• planificarea lor prin alocarea unei durate de timp

Aceasta sunt doar câteva metode care te vor ajuta să îţi planifici mai bine activitățile zilnice. Managementul timpului presupune la început, un efort de voinţă, dar ajunge apoi să devină un obicei.